Automações, lembretes e páginas recorrentes
O 2Sync pode cuidar de parte da rotina: definir valores quando um status muda, avisar as pessoas certas, lembrar de prazos e criar páginas num cronograma. Sem precisar de programador.
Regras para bancos de dados
Uma regra dispara quando uma linha é adicionada ao banco ou uma propriedade muda, e executa uma ou mais ações.
Abra o banco de dados. Para ideias, problemas e tarefas, é Backlog → Visualizações e campos.
Clique em ⋯ na barra da visualização e escolha ⚡ Automações.
Clique em + Regra e dê um nome.
Na linha Quando, escolha o evento: uma linha é adicionada ou mudança em "Propriedade" para um valor específico ou qualquer valor.
Na linha Então, escolha a ação e clique em Salvar.
O que as ações fazem:
definir "Propriedade": grava um valor: uma opção, texto, a data "hoje", marca uma caixa de seleção ou limpa o campo;
notificar: envia uma notificação com o seu texto para o autor da linha, quem fez a alteração ou as pessoas de uma propriedade do tipo Pessoa.
+ outra ação adiciona várias ações a uma regra. Desmarque Ativada para pausar uma regra.
Exemplos:
status muda para "Concluído" → avisar o autor "Seu registro está pronto";
uma linha é adicionada → definir status "Não iniciado" e data "hoje";
status muda para "Em revisão" → avisar as pessoas da propriedade "Revisor".
Lembretes de datas
Tarefas e problemas têm Prazo: um dia antes, o responsável recebe um lembrete, ou o autor, se não houver responsável. Nos bancos de dados, o lembrete é configurado na propriedade de data: abra as configurações da propriedade e escolha uma opção em Lembrar as pessoas da linha: no dia, 1 dia, 3 dias ou 1 semana antes. O lembrete vai para as pessoas das propriedades do tipo Pessoa da linha ou, se estiverem vazias, para o autor.
Páginas recorrentes
Para reuniões diárias, relatórios semanais e checklists regulares:
Prepare uma página-modelo na wiki.
No menu ⋯ escolha 🔁 Repetir de forma recorrente.
Escolha a frequência: Todos os dias, Em dias da semana ou Uma vez por mês, e o horário (de Moscou).
Defina onde as novas páginas ficam e como se chamam. {data} no título é trocado pela data de criação.
Uma cópia da página com o texto e as propriedades aparece no horário. Criar agora cria a página na hora, sem esperar.
Perguntas frequentes
Uma regra pode disparar outra?
Não. As alterações feitas por uma regra não disparam outras regras, então as automações nunca entram em loop.
Quem é avisado sobre uma página criada pelo cronograma?
Quem configurou a recorrência.