Автоматизации, напоминания и повторы
Часть рутины 2Sync может делать сам: ставить значения, когда меняется статус, сообщать нужным людям, напоминать о сроках и создавать страницы по расписанию. Всё настраивается без программиста.
Правила для баз данных
Правило срабатывает, когда в базе добавляют строку или меняют свойство, и выполняет одно или несколько действий.
Откройте базу данных. Для идей, проблем и задач это Бэклог → Виды и поля.
Нажмите ⋯ на панели вида и выберите ⚡ Автоматизации.
Нажмите + Правило и дайте ему название.
В строке Когда выберите событие: добавлена строка или меняется «Свойство» на конкретное или любое значение.
В строке Тогда выберите действие и нажмите Сохранить.
Что умеют действия:
поставить «Свойство» — записать значение: вариант, текст, дату «сегодня», отметить флажок или очистить поле;
уведомить — отправить уведомление автору строки, тому, кто её изменил, или людям из свойства «Человек», с вашим текстом.
Кнопка + ещё действие добавляет несколько действий в одно правило. Правило можно временно выключить галочкой Включено.
Примеры:
статус меняется на «Готово» → уведомить автора «Ваша запись готова»;
добавлена строка → поставить статус «Не начато» и дату «сегодня»;
статус меняется на «На ревью» → уведомить людей из свойства «Ревьюер».
Напоминания о датах
У задач и проблем есть Срок: за день до него исполнитель получит напоминание, а если исполнителя нет, то автор. В базах данных напоминание включается у свойства с датой: откройте настройки свойства и выберите в Напомнить людям строки нужный вариант: в день даты, за день, за 3 дня или за неделю. Напоминание получат люди из свойств типа «Человек» этой строки, а если там пусто, то её автор.
Повторяющиеся страницы
Для ежедневных планёрок, недельных отчётов и регулярных чек-листов:
Подготовьте страницу-образец в wiki.
В меню ⋯ выберите 🔁 Повторять по расписанию.
Выберите, как часто: Каждый день, По дням недели или Раз в месяц, и время по Москве.
Укажите, куда класть новые страницы и как их называть. {дата} в названии заменится на дату создания.
По расписанию появится копия страницы с её текстом и свойствами. Кнопка Создать сейчас создаёт страницу сразу, не дожидаясь расписания.
Частые вопросы
Может ли правило запустить другое правило?
Нет. Изменения, которые сделало правило, другие правила не запускают. Так автоматизации не зацикливаются.
Кто получает уведомление о созданной по расписанию странице?
Тот, кто настроил повтор.